Polisi Diogelu Data

Jill Evans ASE

Polisi Diogelu Data (o fis Mai 25, 2018)

Jill Evans ASE yw’r Rheolwr Data.

Sail Gyfreithiol

Fi yw’r Rheolwr Data yn rhinwedd fy swydd fel Aelod o Senedd Ewrop (ASE).

Cydsyniad gwybodus unigol yw fy sail gyfreithiol dros gasglu a chadw data.

 Cydsyniad

Bydd pob unigolyn yn rhoi cydsyniad penodol i’w data gael ei roi ar gadw, drwy ymateb yn gadarnhaol i e-bost sydd yn gofyn cydsyniad ac yn eu hysbysu o’u hawliau a’u bod yn rhydd i optio allan, i ofyn am eu data, neu gael eu data wedi ei ddileu.

Bydd manylion y sawl nad sydd yn ateb neu’r sawl sydd yn ymateb yn negyddol cyn i’r ddeddfwriaeth fynd yn weithredol yn cael eu dileu o’r gronfa ddata. Ni fydd data’r sawl nad sydd yn ateb neu’n ateb yn negyddol o dan GDPR yn cael ei gadw o gwbl.

Caiff cofnod o’r holl gydsyniad a gafwyd gan bob unigolyn yn cael ei gadw o fewn NationBuilder er mwyn cyfeirio ato yn y dyfodol. Gall yr unigolyn ddiddymu ei gydsyniad ar unrhyw adeg.

Cadw Data

Defnyddiaf feddalwedd NationBuilder er mwyn cadw data. Mae’r feddalwedd yn cadw at egwyddorion Fframwaith Tarian Preifatrwydd yr U.E.-U.D.A. ac fe’i rhestrir yn Adran Masnach yr UDA fel un sydd yn cydymffurfio gyda Chyfarwyddeb Comisiwn Ewrop ar Ddiogelu Data.

Rwy’n cadw’r wybodaeth ganlynol:

  • Dogfennaeth mewn perthynas â gwaith achosion yn fy etholaeth. Dyma wybodaeth a roddwyd i fi gan fy etholwyr pan wnaethon nhw ofyn am fy nghymorth. Gall staff fy swyddfa gael mynediad ato.
  • Dogfennaeth e-bost mewn perthynas â gwaith achosion fy etholaeth. Dyma wybodaeth a roddwyd i fi gan fy etholwyr pan wnaethon nhw ofyn am fy nghymorth. Gall staff fy swyddfa gael mynediad ato.
  • Enwau a chyfeiriadau etholwyr ar NationBuilder sydd wedi dod i gyswllt â fi ar ystod eang o faterion, drwy e-bost yn bennaf. Caiff hwn ei rannu gyda Phennaeth y Swyddfa yn fy swyddfa yn y Rhondda.
  • Enwau a chyfeiriadau sefydliadau a chyrff cyhoeddus ar NationBuilder sydd wedi dod i gyswllt â fi ar ystod eang o faterion, drwy e-bost yn bennaf. Caiff hwn ei rannu gyda Phennaeth y Swyddfa yn fy swyddfa yn y Rhondda.
  • Enwau a chyfeiriadau aelodau Plaid Cymru ar NationBuilder. Caiff hwn ei rannu gyda Phennaeth y Swyddfa yn fy swyddfa yn y Rhondda.
  • Y terfyn amser ar gyfer cadw data etholwyr yw fy nghyfnod fel ASE.  

Cais Gwrthrych am Wybodaeth

Os yw etholwr yn gofyn am gael mynediad at ddata personol, caiff y camau canlynol eu cymryd:

  • Byddaf yn derbyn y cais o fewn 48 awr.
  • Byddaf yn archwilio’r cais ac yn gwirio a oes data ynglŷn â’r unigolyn dan sylw yn cael ei gadw mewn unrhyw ffurf gen i.
  • Os felly, caiff cais yr unigolyn ei weithredu. Os na, bydd ymateb yn cael ei roi sydd yn amlinellu pa gamau a gymerwyd i wirio’r data sydd gen i er mwyn cadarnhau hyn.
  • Caiff copi o’r cais ei gadw.

Grwpiau Ymwelwyr

Yn achlysurol byddaf yn trin data ymwelwyr sydd wedi cofrestri o flaen llaw gyda gwasanaeth diogelwch Senedd Ewrop. Danfonir eu henw llawn, rhif pasbort, dyddiad geni a dinasyddiaeth drwy e-bost. Ar ôl cofrestri, caiff yr wybodaeth ei ddileu. 

Bydd yr wybodaeth ar grwpiau allanol a noddwyd gan Jill Evans ASE ac sydd yn ymweld â Senedd Ewrop, yn cael ei drafod gan wasanaethau’r Senedd, ac felly, ni chaiff ei brosesu gennym ni mewn unrhyw fodd.

 Ymwybyddiaeth

Mae gan fy mhum Aelod o staff gopi o’r polisi yma ac rydym wedi ei drafod mewn manylder er mwyn sicrhau bod pawb yn deal yr anghenion.

Awdurdod Goruchwylio

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (yr ICO) fydd yr awdurdod goruchwyliol yn y Deyrnas Gyfunol.

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth – Cymru
Llawr 2, Churchill House
Churchill Way
Caerdydd
CF10 2HH

Tel: 029 2067 8400
wales@ico.org.uk